Documentos basicos (obligatorios en toda licitacion)
Estos documentos los necesitas para cualquier licitacion publica en Paraguay, sin importar el tipo o monto:
RUC actualizado: Tu Registro Unico de Contribuyente debe estar activo y con datos actualizados. Se obtiene en la SET (Subsecretaria de Estado de Tributacion). No vence pero debe estar al dia.
Certificado de cumplimiento tributario: Emitido por la SET, demuestra que no tenes deudas impositivas. Vence cada 30 dias. Tramitalo online en la pagina de la SET.
Certificado de no adeudar al IPS: Demuestra que estas al dia con las obligaciones del seguro social. Vence cada 30 dias. Se obtiene en las oficinas del IPS o su portal web.
Constancia de inscripcion en el RPE: El Registro de Proveedores del Estado de la DNCP. Se tramita una vez y se renueva anualmente. Sin esto no podes presentar ofertas.
Documentos legales de la empresa
Escritura de constitucion o habilitacion: Dependiendo de si sos persona fisica o juridica, necesitas la escritura de constitucion social o la habilitacion comercial.
Poder del representante legal: Si presenta la oferta alguien que no es el titular, necesita un poder notarial vigente. Recomendacion: tene un poder amplio para actos de licitacion.
Cedula de identidad del representante: Copia autenticada de la cedula de quien firma la oferta.
Patente comercial municipal: Vigente del municipio donde opera tu empresa.
Documentos financieros
Balance general y estado de resultados: Los ultimos 3 ejercicios fiscales, auditados si el pliego lo exige. Muchas licitaciones piden un patrimonio neto minimo o facturacion anual minima.
Referencia bancaria: Carta del banco donde operas confirmando que sos cliente y tu situacion crediticia.
Declaracion jurada de no estar en convocatoria de acreedores: Documento notarial declarando que tu empresa no esta en proceso de quiebra.
Documentos tecnicos (varian por licitacion)
Experiencia previa: Contratos ejecutados en rubros similares. Generalmente piden 3-5 contratos de los ultimos 5 años con montos similares.
Equipo tecnico: CVs del personal que ejecutara el contrato, si aplica.
Plan de trabajo o metodologia: Como vas a ejecutar el contrato. Cronograma, recursos, hitos.
Muestras o catalogos: Algunos pliegos piden muestras fisicas del producto o catalogos tecnicos.
Garantias
Garantia de mantenimiento de oferta: Se presenta con la oferta. Generalmente es el 5% del monto ofertado. Puede ser poliza de seguro, garantia bancaria, o cheque certificado.
Garantia de cumplimiento de contrato: Se presenta despues de ganar. Generalmente es el 5% del monto del contrato. Mismas modalidades que la anterior.
Pro tip: Trabaja con una aseguradora que emita polizas de caucion rapido. Algunas tardan dias y eso puede hacerte perder plazos.
Como mantener todo organizado
El mayor desafio no es conseguir los documentos — es mantenerlos actualizados. Crea un sistema: una carpeta digital con todos los documentos, un calendario con fechas de vencimiento, y una persona responsable de renovarlos.
En Licitamos, el plan Starter incluye un checklist automatico que te avisa cuando un documento esta por vencer y te dice exactamente que necesitas para cada licitacion especifica.